Stellenausschreibung: Mitarbeiter_in Sekretariat

Die Bundesvereinigung Deutscher Orchesterverbände e.V. (BDO) ist die Dachorganisation des instrumentalen Laienmusizierens in Deutschland und vertritt über die angeschlossenen Strukturen ca. 2 Mio. Menschen in über 30.000 Ensembles. Das hauptsächliche Ziel der BDO ist es, die Musikausübung breiter Bevölkerungsschichten zu aktivieren, auf die hierfür notwendigen Rahmenbedingungen entsprechend einzuwirken und nicht zuletzt die öffentliche Wahrnehmung der Orchester zu stärken. Dabei fühlt sich die BDO besonders der außerschulischen musikalischen Jugendbildung verbunden, in der festen Überzeugung, dass die Ausübung von Musik gerade für Kinder und Jugendliche unschätzbar wertvoll ist.

Wir benötigen Unterstützung im Bereich „Sekretariat“ und suchen daher für unsere Geschäftsstelle in Trossingen ab sofort

eine(n) Mitarbeiter_in „Sekretariat“


Aufgabenprofil:
Die Aufgaben umfassen neben den klassischen Sekretariatsaufgaben das Büromanagement und bei Bedarf Mitarbeit im Rahmen des Veranstaltungsmanagements:

 

  • Büroorganisation und allgemeine Verwaltungsaufgaben im Sekretariat wie Adressverwaltung, Aktenführung, Schreibarbeiten, Materialversand, Organisationstätigkeit und Beschaffung
  • Verantwortung für den technisch-reibungslosen Bürobetrieb
  • Allgemeine (E-Mail)-Korrespondenz und Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
  • Bearbeitung von Dokumenten in Word, Power Point und Excel
  • Vor-/Nachbereiten von Gremiensitzungen und anderen Konferenzen
  • Terminplanung, -organisation und -abstimmung
  • Annahme und Weiterleitung der Anrufe, sowie das Geben von allgemeinen Auskünften
  • Reiseplanungen sowie Reisekostenabrechnung
  • Ausbau und Pflege des Kontaktnetzwerkes
  • Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Aktualisierung/Pflege Website)
  • Vor-Ort-Unterstützung bei bundeszentralen Veranstaltungen (aktuell ca. 3 pro Jahr)
  • Loyaler und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen
  • Unterstützung bei Aufbau und Pflege der Verbandsstatistiken



Anforderungsprofil:
Wir suchen eine(n) engagierte(n) Mitarbeiter_in, mit hoher Auffassungsgabe, absoluter Zuverlässigkeit und dienstleistungsorientiertem Auftreten! Sie bringen außerdem mit:

  • eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung und entsprechende mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position
  • eine begeisterungsfähige und freundliche Persönlichkeit mit organisatorischem Talent, Kommunikationsstärke und professionellem Auftreten
  • fundierte EDV-Anwenderkenntnisse (insbesondere MS Office)
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten
  • ausgeprägte textliche Stilsicherheit
  • hohe Selbstmotivation und sehr gutes Organisationsvermögen
  • hohes Maß an Flexibilität und stark ausgeprägtes serviceorientiertes Denken und Handeln
  • selbstständiges, vorausschauendes Arbeiten mit analytischem Denkvermögen
  • Bereitschaft zur Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei Großveranstaltungen vor Ort


Die Aufgabe bietet eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit, die aktive Einbindung und intellektuelle Herausforderung bei der Unterstützung eines bundeszentralen Verbandes in einem kleinen und hochengagierten Team. Bei der Stelle handelt es sich um eine 80%-Stelle (31,2 Wochenstunden). Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.12.2016 (eine Verstetigung wird angestrebt) und wird bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen nach E5 TVöD (Bund) vergütet. Arbeitsort ist Trossingen.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann senden Sie uns Ihre elektronische Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Nachweise zur Berufspraxis) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums bitte gebündelt im PDF (max. 8 MB) per E-Mail mit dem Betreff „Bewerbung Sekretariat“ an den BDO-Geschäftsführer Lorenz Overbeck ( Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. ).


Hinweise:
Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Menschen nach Maßgabe des § 2 des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Wir fördern die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Ihre Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht.

Bei telefonischen Rückfragen steht Ihnen BDO-Geschäftsführer Lorenz Overbeck selbstverständlich und gerne unter 07425 - 32 88 06 40 zur Verfügung.