In eigener Sache - Stellenausschreibung Sekretariat (50%)

Die Bundesvereinigung Deutscher Orchesterverbände e.V. (BDO) ist die Dachorganisation des instrumentalen Amateurmusizierens in Deutschland und vertritt über die angeschlossenen Strukturen ca. 2 Mio. Menschen in über 30.000 Ensembles. Das hauptsächliche Ziel der BDO ist es, die Musikausübung breiter Bevölkerungsschichten zu aktivieren, auf die hierfür notwendigen Rahmenbedingungen entsprechend einzuwirken und nicht zuletzt die öffentliche Wahrnehmung der Orchester zu stärken. Dabei fühlt sich die BDO besonders der außerschulischen musikalischen Jugendbildung verbunden, in der festen Überzeugung, dass die Ausübung von Musik gerade für Kinder und Jugendliche unschätzbar wertvoll ist. Für die gemeinsam mit unserem Partnerverband, der Bundesvereinigung Deutscher Chorverbände, betriebene Geschäftsstelle in Berlin benötigen wir Unterstützung im Bereich „Sekretariat“ und suchen daher zum nächstmöglichen Zeitpunkt


eine(n) Mitarbeiter_in „Sekretariat“

 

Aufgabenprofil:
Die Aufgaben umfassen neben den klassischen Sekretariatsaufgaben Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit und bei Bedarf Mitarbeit im Rahmen des Veranstaltungsmanagements:

 

  • Büroorganisation und allgemeine Verwaltungsaufgaben im Sekretariat wie Adressverwaltung, Aktenführung, Schreibarbeiten, Materialversand, Organisationstätigkeit und Beschaffung
  • Allgemeine (E-Mail)-Korrespondenz und Bearbeitung des Posteingangs
  • Bearbeitung von Dokumenten in Word, Power Point und Excel
  • Annahme und Weiterleitung der Anrufe, sowie das Geben von allgemeinen Auskünften
  • Reiseplanungen sowie Reisekostenabrechnung
  • Ausbau und Pflege des Kontaktnetzwerkes
  • Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Aktualisierung/Pflege Website)
  • Vor-Ort-Unterstützung bei bundeszentralen Veranstaltungen (aktuell ca. 3 pro Jahr)
  • Loyaler und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen

 

Anforderungsprofil:
Wir suchen eine(n) engagierte(n) Mitarbeiter_in, mit hoher Auffassungsgabe, absoluter Zuverlässigkeit und dienstleistungsorientiertem Auftreten! Sie bringen außerdem mit:

  • Eine begeisterungsfähige und freundliche Persönlichkeit mit organisatorischem Talent, Kommunikationsstärke und professionellem Auftreten,
  • fundierte IT-Anwenderkenntnisse (insbesondere MS Office und übliche Social-Media-Tools),
  • sehr gute kommunikative Fähigkeiten,
  • ausgeprägte textliche Stilsicherheit,
  • hohe Selbstmotivation und sehr gutes Organisationsvermögen,
  • hohes Maß an Flexibilität und stark ausgeprägtes serviceorientiertes Denken und Handeln,
  • selbstständiges, vorausschauendes Arbeiten mit analytischem Denkvermögen,
  • Bereitschaft zur Unterstützung des Veranstaltungsmanagements bei Großveranstaltungen vor Ort
  • und haben idealerweise selbst einen Bezug zum aktiven Musizieren.


Die Aufgabe bietet eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit, die aktive Einbindung und intellektuelle Herausforderung bei der Unterstützung eines bundeszentralen Verbandes in einem kleinen und hochengagierten Team. Es handelt sich um eine 50%-Stelle mit einer angestrebten Kernzeit von Mo - Fr jeweils von 9 - 12.30 Uhr. Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.12.2018 (eine Verstetigung wird angestrebt) und wird bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen nach E5 TVöD (Bund) vergütet. Arbeitsort ist Berlin.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann senden Sie uns Ihre elektronische Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf und ausgewählte Zeugnisse zur Berufspraxis) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums bitte gebündelt im PDF (max. 5 MB) bis spätestens zum 26. Februar 2018, 12.00 Uhr per E-Mail mit dem Betreff „Bewerbung Sekretariat“ an den BDO-Geschäftsführer Lorenz Overbeck ( Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. ). Bitte halten Sie sich für ein mögliches Vorstellungsgespräch in Berlin den Nachmittag des 1. März 2018 frei.

Hinweise:
Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Menschen nach Maßgabe des § 2 des Sozialgesetzbuches IX bevorzugt berücksichtigt. Wir fördern die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern.

Ihre Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht.

Bei telefonischen Rückfragen steht Ihnen BDO-Geschäftsführer Lorenz Overbeck selbstverständlich und gerne unter 07425 - 32 88 06 40 zur Verfügung.